Biểu mẫu
Mẫu Bản mô tả Công việc Phòng kế toán
18
Th12
Th12
| BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÒNG KẾ TOÁN
CHƯƠNG 1 |
| MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG |
| Điều 1: Cơ cấu tổ chức và điều hành |
| Phòng TCKT phải đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ hiện hành nói riêng |
| Phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích, qui mô và phạm vi hoạt động của Công ty |
| Phù hợp với yêu cầu về khả năng quản lý, trình độ chuyên môn |
| Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao; trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật |
| Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả |
| Điều 2: Trách nhiệm, quyền hạn, nội dung yêu cầu đối với từng chức danh điều hành quản lý |
| Được xác định rõ ràng, làm cơ sở cho các cán bộ được phân công, điều hành và xử lý công việc thuận lợi, đồng thời để Ban Giám Đốc Công ty giám sát, đánh giá hiệu qủa công việc của Phòng TCKT. |
| CHƯƠNG 2 |
| NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC TÀI CHÍNH |
| Điều 3: Nhiệm vụ của phòng tài chính – kế toán : |
| Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, quá trình và kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. |
| Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của công ty và những qui định do nhà nước ban hành. |
| Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. |
| Điều 4: Các phần việc kế toán : |
| 4.1. Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ kế toán. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được lập nên từ chứng từ gốc và là cơ sở để ghi sổ kế toán. |
| 4.2. Báo cáo kế toán : Là phương pháp tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh tình hình tài sản , tình hình về kết qủa hoạt động của công ty tại một thời điểm nhất định. |
| 4.3. Bảo quản tài liệu kế toán : Tài liệu kế toán bao gồm các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác liên quan đến kế toán, tài liệu kế toán phải được bảo quản chu đáo, an toàn trong quá trình sử dụng cũng như lưu trữ. |
| CHƯƠNG 3 |
| PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN |
| Điều 5: Nhiệm vụ của Kế toán trưởng : |
| 5.1. Nhiệm vụ điều hành : |
| Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách. |
| Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty. |
| Tổ chức công tác quản lý và điều hành Phòng TCKT, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Phòng TCKT. |
| Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn. |
| Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của Phòng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của phòng và mỗi thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết qủa thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời. |
| Chủ trì các cuộc họp hội ý, định kỳ ( đầu giờ chiều thứ sáu hàng tuần), Họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của phòng, của từng thành viên. Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng hoặc cần đến sự phối hợp của phòng TCKT. |
| Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng TCKT cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty; tiếp nhận; phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Tổng Giám Đốc công ty. |
| Tổ chức kế toán, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung của Công ty. |
| Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ qúa trình hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty. |
| Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp. |
| Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của Công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Công ty. |
| Tổ chức đánh giá, phân tích tình hình hoạt động tài chính, kinh doanh của toàn công ty. Thông qua số liệu TCKT nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các qui định tài chính không phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh. |
| 5.2. Nhiệm vụ khác : |
| Tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành các qui định, thể lệ, chính sách liên quan đến công tác tài chính kế toán do công ty qui định, nhằm ngăn ngừa và xử lý kịp thời các vụ việc làm sai. |
| Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lý TCKT, nghiên cứu sâu sát hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán toàn công ty, đáp ứng kịp thời đổi mới và phát triển của Công ty. |
| Thực hiện các công tác, nhiệm vụ khác do Ban Giám Đốc trực tiếp phân công |
| Điều 6: Nhiệm vụ của Kế toán tổng hợp : |
| Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty. |
| Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. |
| Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định. |
| Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn. |
| Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu. |
| Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt công tác quản lý tài chính kế toán và đạt hiệu qủa cao nhất. |
| Thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Phòng TCKT sau đó báo cáo lại Kế toán trưởng các công việc đã giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết. |
| Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật. |
| Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công. |
| Điều 7: Nhiệm vụ của kế toán thanh toán : |
| Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ |
| Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng.Theo dõi các khoản tạm ứng. |
| Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ |
| Cập nhật các qui định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng. |
| Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá. |
| Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công. |
| Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ. |
| Điều 8: Nhiệm vụ của kế toán công nợ: |
| Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán. |
| Phân tích tình hình công nợ, đánh gía tỷ lệ thục hiện công nợ, tính tuổi nợ. |
| Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty. |
| Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công. |
| Thực hiện lưu trữ các chứng từ , sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ. |
| Điều 9: Nhiệm vụ kế toán TSCĐ – Công cụ, dụng cụ |
| Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ. |
| Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng. |
| Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ gía trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng.uản lý về mặt giá trị, theo dõi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban trực thuộc công ty và chi nhánh. |
| Điều 10: Nhiệm vụ kế toán vật tư – sản phẩm – hàng hoá – tiêu thụ |
| 10.1. Kế toán vật tư – hàng hoá : |
| Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. |
| Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng. |
| Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư. |
| 10.2. Kế toán doanh thu – tiêu thụ : |
| Theo dõi số lượng hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ. |
| Doanh thu phải đựợc theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh kể cả doanh thu bán hàng nội bộ. Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty. |
| Điều 11: Nhiệm vụ thủ quỹ : |
| Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày. |
| Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt. |
| Lập báo cáo thu chi tiền mặt theo tháng gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc |
| Nghiêm cấm thủ quỹ tự ý cho vay tiền, đổi tiền hoặc nhận gửi tiền vào két mà không có chứng từ theo quy định |
| Thủ quỹ hoàn toàn chịu trách nhiệm về vật chất về tiền và tài sản do mình quản lý |
| Tham gia các công việc khác khi được huy động |
| CHƯƠNG 4 |
| TRÁCH NHIỆM QUYỀN HẠN |
| Điều 12: Trách nhiệm và quyền hạn: |
| Trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh cũng như các khâu phần hành kế toán ràng buộc với nhiệm vụ của từng chức danh và từng khâu công việc. |
| CHƯƠNG 5 |
| ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH |
| Điều 13: Thi hành |
| Những vấn đề khác có liên quan đến công tác và sinh hoạt của phòng tài chính kế toán nhưng không ghi trong qui chế này được thực hiện theo qui định chung của toàn công ty. |
| Trưởng phòng tài chính kế toán có trách nhiệm phổ biến qui chế này và hướng dẫn các thành viên thuộc phòng nghiêm túc thực hiện. |
| Qui chế này có hiệu lực thi hành từ ngày ban hành |
| Trong quá trình thực hiện nếu gặp khó khăn, vướng mắc, cần phản ảnh cho Trưởng phòng TC-KT để thống nhất đề xuất Giám đốc giải quyết và kịp thời sửa đổi, bổ sung qui chế thêm hoàn thiện. |